PDFでファイルのやり取り

仕事関係で、書類のやり取りをするときにPDFでもらうことも多いですが、どういったメリットがあるんでしょうか?

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PDFの特徴

 PDFの主な特徴としては

・作成したドキュメントを異なる環境のコンピュータで元のレイアウト通り表示・印刷できる。

・データを圧縮するので、ファイルサイズを小さくすることが出来る。

・改ざんを防止することが出来る

などがあります。

 

Wordで作ったファイルもMacで見れる

 あんまり一般的なメリットとは言えないかもしれませんが、PDF形式にすればWordで作成したファイルをMacで見ることも出来ます。

 

 個人的な印象なのですが、Macを使っている人でも表計算のソフトはExcelを使っている人が多い気がしますが、ワープロソフトはまちまちですよね。

 

 Wordで作ったファイルをPagesで開くと、開けないことは無いのですがレイアウト崩れがおこったりフォントが無かったり色々とめんどくさいことが起こりますが、PDFだとそういっためんどくさいことが無いので便利です。

 

メールに添付するときも…

 電子メールにファイルを添付する方法がいつまで続くのかは分かりませんが、(Dropboxなどで共有などに取って代わられるかもしれません)まだまだ、電子メールにファイルをつけてやり取りをすることはあります。

 

 電子メールをパソコンで受ける場合は良いんでしょうけど、スマホなどで受ける場合もあります。

 

 スマホでWordのファイルを開くとレイアウトが崩れてたりといったことはよくあります。そういったときも、PDFだとレイアウトが崩れないので、便利ですね。

 

そんなわけで、私も人にファイルを送るときはなるべくPDF形式にしておこうと思います。