税理士から渡されたり、会計ソフトから出力した試算表の見方についてもう少し詳しく解説してみます。
大きな傾向とその原因の把握に使う
試算表のおおまかな構成は以上のようになっています。会計ソフトなどの種類によっては、資産・負債・純資産を「貸借対照表」で表し、収益・費用（差額は利益）を「損益計算書」で表します。それぞれの項目（資産・負債・純資産・費用・収益）は以前にも解説していますので、ここではその読み方などを解説してみます。
試算表は単体で使うよりも数ヶ月などのスパンのものを比較しながら見るとよりわかりやすいです。その中でおおまかな数字の傾向を読み取ります。と言っても難しいことではなく増加傾向にあるのか、減少傾向にあるのか、それとも横ばいなのか。
資産が常に増加している、負債が減少傾向にある、費用が減少している、収益が増加しているなどを見つけます。収益が増加していることが常にいいのかというとそうでもなく、大事なのは原因を突き詰めてみることです。
収益が増加傾向にあれば、当然のことながら運転資金も必要になるので、資金繰り面で問題がないかとかそういったことですね。
資産が増加しているからいいという問題でもなく、もちろん良い場合もあるし、逆の面から言えば、資産や資金を有効活用できていないということも考えられます。
負債が減少しているのも、基本的にはいいけれど、場合によっては資金調達との関係で問題があることもあります。
経費が減っているのもいい面もあれば、事業が縮小傾向にあるので経費が使えないということも考えられます。
ですから、おおまかな傾向をつかむとともにその原因をしっかりと把握しておくことが重要となります。試算表だけで数字を捉えにくければ、データをExcelに出力し推移表やグラフなどを作成してわかりやすく捉えるのも有効な手段です。
比率で管理したほうが良いもの
原価率（売上に対する原価の割合）や、人件費率（売上に対する人件費の割合）などは数字だけでなく比率で考慮すると良いでしょう。絶対的な指標ではありませんが、比率で管理することにより世間よりも原価が高いのか低いのか、人件費が高いのか低いのかという一定の目安になります。
会計ソフトでは試算表などのデータに付随して比率を出してくれますので、そこに注目すればオッケーです。
比率を見るときの注意点というか使い方ですが、小数点以下第１位か2位くらいまでの細かいところで管理します。特に利益は数字が小さくなる傾向にありますので、細かくしておかないと勘違いしてしまいますので。
どこまで突っ込んだ分析をするか？
こういった分析は楽しいので、突っ込んでやりたくなります。
いっぽい数字に苦手意識のある方だとあまり細かく見たくないという方もいらっしゃいます。
個人的には、そこまで突っ込んだ分析は必要ないかと思います。先程述べたように、数字のトレンド・傾向をしっかりと見て取ってその原因を把握する。（要するに数字を比較して、大きく変動しているものがあればその原因を把握し、必要に応じて対策を取る）
中小企業では特に、数字が大きく動くことがあります。ですので、業界平均などとの比較はあまり意味はありません。（全くないことはないですが…）むしろ、自社の中で前期と当期あるいは当期と来期のように比較するほうがはるかに有効な分析になります。