日常の経理業務のちょっとした効率化…会計ソフトはキーボードだけで入力した方が速いです。
税理士という仕事柄、会計ソフトの入力などをレクチャーさせていただくこともあるのですが、仕方ないことだとはいえ慣れていない方だとスピードが遅いです。
スピードが遅い人の特徴というか、つまずいているポイントがいくつかあって共通しているのでまとめてみました。
①入力をキーボードとマウスで交互にしている
②資料が揃っていない
③二度手間（同じことを何度もしている）
④科目を考えすぎて入力（思考）がストップしている
⑤溜め込む
①は今回の主題ですので、後回しにするとして…
②は資料が揃っていないと入力が出来ず、のびのびになってしまいます。領収書、請求書、通帳のつけ込みetcといった入力に必要な資料はなくさないようにそろえておきましょう。（従業員の給料などの資料が無い場合が多いです）
③の二度手間は、以前にも記事にしたことがあるのですが、直で会計ソフトに入力すると手間がかからないのですが、振替伝票に起票してから入力をするとか、Excelに同じデータを入力してあるのにもう一度会計ソフトに入れ直すとかいった方が見受けられます。
基本的に、データ入力は一回で済ませた方が効率的ですので、同じことを何度もするのはミスの元ですので改めた方が無難でしょう。
④の思考がストップというのもよくあるのですが、「この取引に使う勘定科目はなんだろう？」と考え込んで、入力がストップしてしまう方です。
手っ取り早いのはネットで検索すれば勘定科目はすぐに見つかります。また、勘定科目は基本的に何を使っても自由（ルールはありますが…）ですので、とりあえず仮でもいいので科目を決めて先に入力を進めていった方がいいでしょう。
その後、おかしな科目は修正すればいいのであって、分からない取引にぶつかるごとに入力を止めていては時間がいくらあっても足りません。
⑤の溜め込む。これも忙しい方に多いです。入力は溜め込まず、こまめにされた方がいいです。なぜなら、１ヶ月とか２ヶ月くらい前の取引の内容は覚えていますが、５ヶ月とか半年とかそれ以上前になると取引の内容を覚えていないから、入力が滞ってしまいます。
「この取引なんだったっけな〜？」と考えているうちに時間が過ぎてしまう、あるいは、取引内容があやふやなまま入力するので正確で無くなってしまうといったことが起こります。
入力はあまり溜め込まず、こまめにやる方がいいでしょう。
さて、会計ソフトの入力ですが、入力に不慣れな方や遅い方はキーボードとマウスを交互に使って入力されています。特にマウスを使うとクリックする箇所が細かいし、クリックしづらいしでイライラして精神衛生上もよくありません。
大抵の会計ソフトは、キーボードだけで入力が進んだり戻ったりできるようになっていますので、なるべくマウスは使わず入力した方が効率的です。
例えば、弥生会計などではEnterキーで次の入力箇所に進んでいきますし、戻るときにはShift＋Enterで戻っていきますので、慣れればこちらの方が遥かに速いです。
これ以外にもいろんなショートカットキーがありますが、まずはEnterで進む、Shift＋Enterで戻るくらいから始めてみてはいかがでしょう。
