「法人カードがまだ用意できていない」「急ぎの出費でやむなく個人カードを使った」——そんなとき、その支払いは会社の経費として落とせるのでしょうか？本記事では、税務・会計上の考え方と注意点をわかりやすく解説します。
この記事では、主に法人の経費を社長や役員などの個人カードで立て替えた場合を想定しています。個人事業主がプライベートカードで事業経費を支払った場合は、「事業主借」などで処理することがあります。
一時的な立替と、継続的な個人カード利用は分けて考える
法人カードがまだない、急ぎの支払いがあった、といった理由で一時的に個人カードを使うことはあります。
この場合でも、事業に必要な支出であり、領収書や請求書などで内容を確認でき、会社との間で精算されていれば、会社の経費として処理できる場合があります。
ただし、個人カードで会社経費を継続的に支払う運用はおすすめできません。
個人の支出と会社の支出が混ざりやすく、経理処理や証憑確認が複雑になるためです。
個人カードの支払いでも経費になるのか？
「事業のため」のものであれば、経費に成り得ます。
経費は「会社が利益を得るために犠牲になったもの」ですから、たとえ個人名義のカードで支払いをしたとしても、それだけをもって経費とならないということはありません。
カードでなくても、会社の手持ち資金がなかった場合に社長が個人的に立て替えるということもありますので。
事業関連性があり、領収書などで支出内容を確認でき、会社で精算手続きが行われていれば、個人カードで支払ったことだけを理由に会社経費にならないわけではありません。
経費として認められるための要件
経費は会社の利益に貢献したものです。
売上をあげるには、仕入や家賃などが必要なわけで、これらは利益を得るのに貢献していると言えます。
利益を得るのに貢献したものかどうかは、画一的な判断基準はなく、事業内容・支出内容・会社の規模や状況などを総合的に勘案して判断します。
一般的に「事業をしていなければ支出しなかったもの」は経費となるか疑義があります。
少なくとも
事業関連性（私的ではない）を説明できる
領収書（証憑）などで支出を証明できる
ことは必要だと思われます。
事業をしていなければ支出したか？
利益に貢献しているか？で問題になるのが、私的な支出です。
「お昼ご飯を食べた」が経費になるのかならないのかは、事業に関係するかが問題となり、単にお昼ご飯を食べただけであれば経費になる可能性は低いでしょう。
事業をしていなくても、誰でもお昼ご飯は食べますので。
もちろん、「お昼ご飯を食べた」のが事業に関係するものであれば、経費になりますから、よく例に出る取引先と食事に行ったというのは経費になる可能性は高いです。
精算手続きを踏むこと
社長などが個人カードを使って、経費精算したといった場合、公私混同を避けるため（個人カードの中には私的な支出が多いですから）、キチンとした精算手続きを踏んでおくことも重要です。
仕訳の方法はいくつかありますが、重要なのは、誰が立て替えたのか、会社がいつ精算したのか、証拠書類が残っているのかを確認できるようにしておくことです。
経費は公私混同を嫌う
経費は利益に貢献していなければならないのですが、利益に貢献しているのかが曖昧なものも多くあります。
私的な支出は経費としては認めらないのは先にも述べたとおりです。
個人のカードで、利益に貢献しているのかが曖昧な支出をした場合、少々面倒が生じます。
利益に貢献しているかも微妙、しかも個人のカードで支払いをしている…となれば、単なる個人的な支出ではないか？と。
もちろん、法人名義のカードであっても個人的な支出がNGであることに変わりはないのですが、個人名義のカードで私的な支出となると、さらに分が悪いのは当然のことでしょう。
個人名義のカードを利用するのは避けたほうが無難でしょう。
クレジット明細のみのケース
法人税（所得税）の経費性だけでいえば、クレジットカード明細に加えて、支出内容や事業関連性を説明できる資料があれば、経費として処理できる場合があります。
ただし、消費税の仕入税額控除については別です。クレジットカード会社の利用明細だけでは、一般的には仕入税額控除のための請求書等にはなりません。購入先から受け取った領収書やレシート、請求書などを保存する必要があります。
以上を勘案すると、クレジット明細のみとするのは限定されたケースでしか経費とならないので、領収書とあわせて保存が基本線となるでしょう。
また、個人カードのポイント還元を目的に、会社経費を個人カードで継続的に支払う運用などは避けるべきでしょう。
インボイス制度・電子帳簿保存法との関係
なお、インボイス制度や電子帳簿保存法により、領収書や請求書の保存方法についても一定のルールがあります。
個人カードで支払った場合でも、会社の経費として処理する以上、領収書や請求書は会社側で確認・保存できる状態にしておく必要があります。
個人のお金と混ぜない（リスクヘッジの観点から）
個人名義のカードで会社関係の支出をする、あるいは逆に法人名義のカードで個人的な支出をするのは、経費になる・ならないという観点だけでなく、やめておくべきでしょう。
それは「個人のお金」なのか、「会社のお金」なのかがわからなくなってしまうという問題があるからです。
個人の支出と会社の支出が混在していると、経理処理の確認に時間がかかり、取引内容の説明もしにくくなります。
結果として、決算書や試算表の数字を経営判断に使いにくくなる点にも注意が必要です。
