毎年同じことを繰り返す経理業務などはEvernoteを活用

毎年同じことを繰り返す仕事の代表格である経理実務とEvernoteを連携させてみると結構便利です。

Evernote

経理業務や税理士業務って一年単位で同じようなことを繰り返していきます。

 

なので、年に一度くらいしかしないような業務などについて備忘録としてEvernoteに記録をしておいて、一年後に見るととても役立ちます。(税理士業務などの場合、決算の時にしか会わない関与先もあったりするので記憶に頼っても覚えてない。だからメモなどが必須なのですが、あとからの検索を考えるとEvernoteなどが一番便利です)

 

業務中などにのんびりメモをとるわけに行きませんので、Evernoteにメモを残す際にはFasteverを使います。

Fastever

超有名アプリなのでほとんどの方が導入しているのではないでしょうか。起動が早く、本当に素早くメモをとることができます。とったメモはEvernoteにに送信されるのであとからの検索や修正もバッチリです。仕事している時のコツやちょっとしたアイデアなんかも忘れないうちにメモできるので便利ですね。

 

(また、スマホって肌身離さず絶対に携帯しているはずなので、実物のノートなんかだと「あっ、メモ忘れた」ということもありませんし、その場でメモ取れなくても電車の中などのちょっとした移動中でも使えるのが嬉しいです)

 

で、経理業務や税理士業務などの1年単位で同じことをくり返していく仕事を数年繰り返すと似たようなEvernoteのノートが溜まってきます。検索すると、同一の業務や関与先などについて複数のノートがあるといちいちノートを開いて閉じて…とめんどくさいですよね。

 

似たような内容のノートが溜まってきたら、Evernoteのマージ機能で複数ノートを結合しておきます。マージ機能の使い方については下記のサイトが詳しいです。

(参考)Evernoteの「マージ」機能で複数のノートをまとめるには | Evernote | できるネット

 

マージ機能(Evernoteの複数のノートを結合する機能)はWindowsやMac版のEvernoteしか使えないようです。残念ながら、iPhoneからはノートを結合できないんです。(なので母艦のパソコンでEvernoteのノートをマージしたりいった編集整理をしなければなりません)

 

神のメモとの違いは、あとから検索しやすかったりそれらを編集したりといったところにあります。だから、これらの機能はフル活用すべきで、全く効率が変わる感じです(個人的感想)

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こんなかんじで、せっせとメモを取り整理していけばそれだけで業務上の一財産になります。決算業務を例に取れば、備忘録的な内容も残して置けるし(役員の改選とか、税金関係の届け出など忘れると困ることもメモっておける)、収集するのに苦労した資料などはその旨記しておけば翌年以降は早期に取り組むことができたり。要は気になったことは何でも記録しておけばいいんですよね。

 

経理や税理士業務にかぎらず、世の中の事務系の仕事ってほとんどが同じような業務を一年とか数ヶ月のスパンで繰り返していく事がほとんどなので、アレンジして活用できる余地がまだまだあるかと思います。引き続き研究していきますが、なにか画期的な方法があればお教え下さい(笑)