ペーパーレス化が進んだと言っても、まだまだ日本は書類文化。そんななかちょっとでも経費を浮かせようと、裏紙を使うという会社もまだまだありますが…
裏紙のメリット・デメリット
裏紙を使うメリットは、コスト面。データ類は何でも紙に印刷してという仕事の進め方だと、プリンタがフル稼働で紙代も馬鹿になりません。
裏紙を使えば単純に、表だけでなく裏側も使えるのでコストが半分に。財布にも環境にも優しいです。
一方デメリットは、紙をホッチキス止めしてたりするとプリンタの故障の原因になったり、表面と裏面が分かりにくいのでミスを誘発したり、裏紙にすべきでない機密事項が書かれた紙を裏紙として利用する事による機密の漏洩等でしょう。
裏紙をつかうと、裏側の印刷内容が透けて見えるので集中できなくて個人的には使いづらかった覚えがあります。
やはりデメリットのほうが少し大きい気がします…
紙が溢れる
私が勤務していた頃の話ですが、税理士事務所ってとにかく紙のゴミが出ます。書類を扱う商売なので仕方がないといえばそうなのですが。
お客さんからの資料の受け渡しも紙ですし、FAXDMとかは日に数枚・多いときには十数枚きますし、申告書の下書きも紙でします。
情報の秘匿に気を使った事務所だと、シュレッダーにかけて粉々にしてゴミに出しますが、いい加減なところだと手で破いて処理します。（守秘義務もあるのでゴミの捨て方には気をつけてましたが…）
紙媒体での資料の保存をしてますと、探すのがとにかく面倒です。
探す時間がむだだとさえ思えます。しっかりファイリングしてればいいのでしょうが、担当者ごとにファイリングの方法も基準もまちまちなので、引き継いだところはぐちゃぐちゃという事は良くあります。
（そもそも、どの資料を保存して、どの資料を捨てるという基準が曖昧なので訳の分からん資料で溢れかえっています。）
ホントにエコを目指すならペーパーレスでは？
エコのために、あるいは経費を節減するならそもそも紙を無くす方向で考えたほうが無難でしょう。
・資料関係は、スキャナーで読み込んで電子化して保存する。
最近はスマホのスキャナーでも高画質です。
・デュアルディスプレイを活用して、なるべく紙媒体でのアウトプットを避ける。
データの確認などをわざわざ紙に打ち出してする人=よくわからない紙信仰がありますが、紙でやろうがデータでチェックしようが同じです。慣れと工夫と問題です。
・業務フローを見直して、紙媒体の利用を減らす。
クライアントとの資料等のやり取りはデータで行えば、紙が不要です。ウチの事務所は紙媒体を嫌ってFAXはやめてます。
あと、ペーパーレスを目指すと資料をデータでやり取りすることが多くなりますが、ExcelやWordなどでデータを貰うと加工したりしやすいので、こちらのほうが助かるというのもあります。
裏紙もとい紙はデータを伝達する手段の一つですが、処理や加工に難点があります。ペーパーレス化を目的にするというよりかは、紙のデメリットを補う方法を考えていくことが重要なのかもしれません。
