商売は代金を回収するまでが大事だとよく言われます。代金回収で悩ましいのが売掛金の管理です。
会計ソフトの補助科目を設定
売掛金の管理は業態により異なりますので、自社の業態に応じて柔軟に対応したいところです。
得意先がそれほど多くなければ、会計ソフトの補助科目を設定するのが早道です。得意先ごとに売掛金の補助科目を設定すると、得意先ごとの売掛金残高の把握が容易になります。
得意先ごとの売掛金の残高が分かれば、月ごとの推移を確認して回収が滞っていないかも確認できます。（新規の得意先の審査や、既存の得意先の与信管理は別途考えなければなりませんが、簡易的に回収が順調かのチェックにはなります）
また、補助科目を設定した場合には年に１度は補助科目の見直しをしましょう。補助科目は放っておくと際限なく増えますので、管理・入力の手間が増えます。
得意先の数が多いとき
販売管理ソフトを使うか、Excelなどで売掛金を個別に管理することになります。
しかしながら、小口の売上がほとんどの場合には、そこまでの手間をかけて売掛金を管理する必要があるのかといった疑問もあります。
そこで、小口の売上に関しては掛け販売をやめるという方法もあります。
まず考えられるのが、前金にすることです。前金にすれば回収できないリスクはなくなります。継続的な商売でなく、単発的な取引の場合には有効でしょう。
前金の派生例としては、代金引換やクレジットカード決済が挙げられます。手数料は多少かかりますが、回収できないかもしれないリスクや売掛金管理の手間から解放されることを考えれば、検討の余地はあるかと。