パソコンが壊れるとデータが取り出せなくなる時があります。
パソコンは急に具合が悪くなるので
パソコンが壊れるとデータが取り出せなくなる時があります。
データそのものが潰れていることは稀なので、業者とかパソコンに詳しい人に頼んでデータを取り出せれば被害を最小限に食い止めることが出来ますが、問題なのは急ぎのときですね。
経理作業をパソコンでやっているところが殆どかと思いますが、 請求とか申請とか何かしらの期限がある作業をしなければならない時にパソコンの具合が悪くなると、先述したような業者などに依頼してデータを取り出すなどという悠長なことをしていられません。
パソコンを買い直して、データを最初から入力し直すという力技で対処したという例をたまに聞きます。データを入力し直すと、間違えたりといったリスクも高まりますし、時間がかかるのでそれ以外の仕事がストップしてしまうという弊害もあります。
なるべく楽に早めに復旧できれば一番いいと思うのですが…
とにかくバックアップ
一番確実なのは、こまめにバックアップを取るということになります。
ただまぁ、バックアップをこまめに取るかどうかって結構性格だけでなく、時間があるかどうかとか以前に痛い目にあっているかどうかみたいな要素が大きく関わっているようです。生真面目な人でもバックアップはマメには取っていないという人もよくいますし、 ズボラそうに見えても（失礼m(__)m）以前にパソコンが壊れて困ったからしっかりとバックアップをとっているという人もいます。
復旧するときの面倒くささ煩雑さ手間やリスクを考えると、定期的にバックアップを取る手間はそこまで大きくないという考え方なのでしょう。
経理業務に限定すれば、フラッシュメモリなどの記憶媒体に必要最低限のデータを逃がしておく（バックアップを取る）というのも見かけます。ただ、その「フラッシュメモリをなくした」 とかそういったリスクは有りますので、この方法も決定打にはならないのかなと。
Dropboxでいいんじゃない？
オンラインストレージサービスの老舗として、Dropboxというサービスが有ります。
カタカナで言うとややこしいので、日本語でわかりやすく言えば…インターネットを介してネット上にデータを保管できるサービスといったところでしょうか。
ネット上にデータを保管するので、パソコンが壊れてもデータは別のパソコンからすぐに取り出せます。（ネットに繋がってさえいれば良いので、スマホやタブレット端末でも可。ただし、扱うファイルによってはファイルを開くためのアプリが別途必要な場合がある）
ネット上でファイルを同期（要するにデータを最新の状態に維持すること） するので、パソコンAで行っていた作業を一旦終了し、パソコンBで続きの作業を行うということも可能です。（下図参照）
Dropboxに重要なファイルを入れておけば、 自動的にバックアップを取っているのと同じ状況になります。
Dropboxの利用方法は、ネットなどでも説明されているとおり簡単です。はじめて利用する方は、Dropboxのホームページにアクセスしてアカウントを作成し、Dropboxをパソコンにダウンロードしておきます。（アカウントを作成する際にメールアドレスと、パスワードが必要となります。セキュリティ上、重要なのでパスワードは忘れないようにしましょう）
Dropboxにファイルを入れれば、自動的に同期されます。
非常に便利なDropboxですが、セキュリティをしっかりとしておかないと大変なことになります。最低限、「パスワードの管理をきちんとする」 「共有のパソコンなどでは利用しない」などのルールは守るようにして下さい。
