就職活動で着慣れないスーツを着ている学生さんなどをよく見かける季節になりました。さて、採用にかかる費用の勘定科目は何がいいのでしょうか？
結論としては、金額が大きく重要性が高ければ「採用費」それ以外は、内容に応じて「広告宣伝費」や「旅費交通費」としておけばよいでしょう。
困ったときは勘定科目逆引き辞典
毎年使っている「科目」があるのであれば、継続してそれを使えばいいのでしょうが、初めて採用するとか、あるいは初めて大々的に採用活動をするとかのケースだとちょっと困ってしまいます。
経理実務上で勘定科目がわからなくなった時はこれ。
勘定科目逆引き辞典。
これにたいていの勘定科目は載ってます。辞典なので、机の横などにおいておき会計ソフトなどに入力をする際に必要に応じて確認するようの本でしょう。頭からおしりまで通読するような本ではありません。（近年は、ネット検索すれば出てきますから、辞典はいらないかもしれません）
ピタリとハマる科目はないが…
結構使い勝手のいい勘定科目逆引き辞典なのですが、残念ながら「採用活動にかかる費用」にピタッと来る索引はありませんでした。（キーワード検索という便利なページがあって、キーワードに応じた勘定科目が網羅されています。ピタッとハマる科目があればとても便利です）
そんなときは基本ルール
一般的には勘定科目を決める際、
①金額が多額で
②別途勘定科目を設定して管理する必要があるもの
については勘定科目を設定
採用にかかる費用が多額にのぼる場合には「採用費」などという勘定科目を設定して管理すればよいでしょう。
（名前は管理する方がわかればなんでも構いません。消費税の課税区分によって科目の設定を分けるとさらに使いやすいです）
それなりの規模の企業であれば、採用活動も大規模になりますのでこういった科目を設定する必要があるでしょうね。
中小企業の場合には
中小企業の場合には、採用活動を大々的にやっていないことが多いので、独立した科目を設定せずにそれぞれの科目で処理してもいいでしょう。
面接の際に交通費を渡したら「旅費交通費」（※）、求人の新聞広告などを出したのであれば「広告宣伝費」など、面接の際のお茶菓子などであれば「会議費」など。
もう少し掘り下げると…
外部の人材紹介会社に支払う手数料などは「支払手数料」、内定者などとの食事などであれば「接待交際費」でしょうか。
採用時の交通費支給は稀なケース
※中小企業では採用活動時に交通費を支給するところは稀なようです。
逆に言えば、交通費を支給すれば志望者の心象は良くなるはずですから可能であれば支給を検討してもいいかもしれませんね。
それなりの規模の採用をするのであればすべての志望者に交通費を支給するのは難しいので２時面接から支給するとか、実費or上限額を設定（たとえば1,000円とか）といったルール作りも必要です。
また、経費（損金）とするための根拠として相手の名前と受領印のある領収書を貰っておくといいでしょう。
まとめ
採用活動にかかる費用
金額が大きいとき→採用費
そこまで重要性がないとき→旅費交通費、広告宣伝費、会議費など個別の内容に応じて使い分ける
経理実務上で勘定科目がわからなくなった時は「勘定科目逆引き辞典」、近年はこのブログ記事のようにネット検索でサクッと科目決めることが多いようですが。
ちなみに、勘定科目は継続しなければなりませんので、みだりに変えないように注意してください。
