会計ソフトにデータを入力しっぱなしだと、正確性が心もとないので、元帳等でチェックしておくと良いですよってお話の補足です。
会計ソフトにデータを入力しっぱなしだと、正確性が心もとないので、元帳等でチェックしましょう…
「主要科目の残高を合わせる」
「毎月計上すべきものが計上されているか？」
「消費税の区分を揃える」
といった内容を確認しましたので、補足的なところを見ておきます。
明らかにマイナスがおかしい項目
現金や売掛金等は、マイナスになりません。基本的に、残高がマイナスになる場合はイレギュラーですから、原因を調べて修正しておきましょう。
動きが一定のもの
「預り金」のように、毎月同じ動きをする科目があります。預り金の中身は、「源泉所得税」「住民税」「社会保険料」などです。源泉税等の管理が甘く、納付漏れ等があると罰金をとられたりしますので、しっかり管理しておきたいですね。
「源泉所得税」は給料等や報酬の支払をした際に徴収し、翌月１０日までに納付します。（納期の特例をとっている場合には、毎月納付ではなく、１月と７月に納付します）（※年末調整の際には、預り金の動きが若干異なります）
「住民税」は給料の支払をした際に徴収し、翌月１０日までに納付します。
「社会保険料」は給料等の支払をした際に徴収し、翌月末までに納付します。（会社によっては、徴収した月に納付をする経理をしている場合もあります）
以上のような項目は、月々の動きが一定ですので、前月に計上したものが、当月で解消されているか確認することで、納付漏れや納付間違いを防ぐことが出来ます。（意外と、源泉税の納付ミスはあります。納付漏れは、納付が遅れれば遅れるほど罰金がかさみますので、早めに処置したいところです）
預り金等については、補助科目を設定して管理するのも効率的です。（ほとんどの会計ソフトで補助科目を設定できますので、設定してみましょう。）
金額が大きいものは確認
金額が大きい支出等は、経費になるのか資産として計上しなければならないのか、といった判断が難しいものです。判断を誤ると、利益の金額が大きく変わってきますし、税金にも影響が出ます。
金額が大きい支出等をした場合（することが事前に分かっている場合）や臨時的な収入・支出がある場合には、税理士に相談し、勘定科目や会計処理を誤らないように気をつけてください。