水道光熱費などのように毎月発生する費用については、摘要に「◯月分」といつのものなのかを分かるように記載するとよいです。
摘要に「◯月分」
水道代、ガス代、電気代などの「水道光熱費」や、事務所や店舗・駐車場などの「地代家賃」などのように毎月発生する経費については、摘要に「◯月分」といつのものなのかを分かるように記載します。
記載がなくてもだいたい分かるのですが、記載があったほうがわかりすいし、見栄えもいいです。心証って大事ですから。
◯月分に変えて、具体的な日付け（「4/1〜4/30」などのように） を入れるのも良いでしょう。
ガス代ですとこんな感じでしょうか、「大阪ガス ガス代 ７月分」。
期間を対応させる
◯月分と記載する主な理由は、 収益と費用の期間を対応させるためです。
会計は利益を計算するためにやっているのですが（法人税や所得税は利益に課税されるため）、収益と費用の差額が利益となります。
会社は永続的に事業を行っていきますので、利益を計算する期間を人為的に区切らないと税金などの計算で不都合が生じます。この期間ごとに利益を計算するのです（この工程を決算といいます）が、支出がいつも都合よく今期の費用とは限りません。
支出した費用の期間と、利益を計算する期間にズレがある場合、決算においてそのズレを修正します。
とまぁ、ややこしそうですが、簡単にいえば、今期の利益を計算する期間が「28年７月〜29年６月」 だとして、29年８月分の水道光熱費は当期の経費にはならないですよね。
当期の経費なのかを明確にするために、◯月分と記載しておくわけです。
それ以外の効果は…
期間を対応させるのが主な効果ですが、それ以外の副次的な効果もあります。
これらの支払いが自動引落でない場合には、いつのものを払ったのかがわからなくなる時があります。
◯月分と記載しておけば、どの月の分を払ったのかが明確になるので、支払い漏れを防ぐことが可能です。 （逆に二重支払いも防止できます。）
また、いつの経費を支払っているのかが明確になります。クレジットカード支払いなどの場合には、いつの分を払っているのかがよくわからなくなります。◯月分としておけば、そのようなことも明確です。
