会計ソフトにデータを入力した後、チェックをしないでそのままだと間違えている可能性があります。総勘定元帳を利用して、チェックしてみましょう。
会計ソフトに入力しっぱなしでは…
会計ソフトにデータを入力しても、チェックしないでそのままだと、入力ミス等があり得ます。せっかく入力したのだから、もう少しだけ手間をかけて、チェックして、正確性を確保したいです。
チェックの方法はいくつかあるのですが、今回は、総勘定元帳を利用する方法を説明します。
チェックの手間自体は、そんなにかかりません。ものの１０分くらいですので、是非積極的に取り組んでみてください。
総勘定元帳とは…
総勘定元帳とは、会計上の取引を勘定科目別に集計した帳簿のことです。「現金」であれば、「現金」に関する取引だけを、「接待交際費」であれば、『接待交際費」に関する取引だけを集計しています。
僕は弥生会計を使っているので、上の図は弥生の画面を参考にしています。「総勘定元帳」というボタンがありますので、そこから入れます。すると、上のような勘定科目を選択できますので、クリックして科目を切り替えると、任意の科目の動きを確認できます。
総勘定元帳を使ってチェック
総勘定元帳の画面を開いたら、直近３、４ヶ月分くらいの勘定科目の動きを確認します。
といっても、特に難しいことをするわけではなく「異常な取引（金額・科目）がないか？」「毎月計上されているものは、ちゃんと計上されているか？」といった観点で確認します。
そうすると、経費を２重に計上していたり、逆に計上が漏れていたりといったことを防ぐことが出来ます。（チェックしやすいように、適用（仕訳の内容を簡潔に説明する文章）を工夫しておくと便利です）
このはなしは、もう少し掘り下げてみます。詳しくは次回で…
