中小企業では、社長や経理担当者が給与計算や社会保険の手続きを行っているケースも少なくありません。
社会保険の手続の多くは、それほど複雑ではないため、概要を把握しておくことが重要です。
具体的には「いつ」「何をするか」。
それにより、段取りしやすくなり、届出の忘れなども防ぎやすくなります。
この記事では、小規模な企業で社長や経理担当者が手続きをするうえで最低限、算定基礎届の役割や標準報酬月額の仕組み、実務上押さえておきたいポイントを解説します。
算定基礎届とは
算定基礎届とは、社会保険に加入している従業員等の「標準報酬月額」を決めるための書類です。
4月、5月、6月に支給された「報酬」を様式に従って記入し、期日までに提出をします。
提出時期は原則として、毎年7月10日です。
この届出によって決定した標準報酬月額は、原則として9月から翌年8月まで適用されます。
標準報酬月額とは
社会保険料は、実際の給与額そのものではなく、「標準報酬月額」を基準に計算します。
給与は「残業代や手当」などによって毎月変動します。
そこで、実際に支給した報酬を一定の幅ごとに区分し、社会保険料の計算に使用する基準額を定めています。これが標準報酬月額です。
例えば、給料額が「195,000円〜210,000円」のように一定の幅までは標準報酬月額は「200,000円」として取り扱われます。
このようにすることで、『残業や手当によって変動する給与に対し、毎月細かく社会保険料を計算し直す必要がなくなり』、事務負担を軽減しています。
標準報酬月額はどのように決まるのか
標準報酬月額を決めるプロセスはいくつかありますが、最も一般的なものが「算定基礎届」です。
算定基礎届に各従業員等の名前があるので、ここに4月・5月・6月に支払った「報酬」を集計したものを記載して提出します。
ただし、給与の支払対象となった日数が少ない月などは、通常の算定対象から除かれることがあります。実際に作成するときは、届書に同封された案内や日本年金機構の記載例を確認しましょう。
提出された書類をもとに、標準報酬月額が決定され、後日「標準報酬決定通知書」によって通知されます。
報酬に含まれるもの
標準報酬月額を決める際に対象とするのは「報酬」で、「所得税の対象となる給与」とは少し考え方が異なるため、注意が必要です。
主な報酬には次のようなものがあります。
- 基本給
- 残業代
- 役職手当
- 家族手当
- 住宅手当
- 通勤手当
通勤手当は所得税では一定額まで非課税ですが、社会保険では報酬に含めて計算します。
算定基礎届以外に標準報酬月額が変わる場合
算定基礎届で標準報酬月額を決めるプロセスを『定時決定』といい、定時決定で決まった標準報酬月額は原則として9月から1年間（つまり次の定時決定まで）適用されます。
ただし、昇給や降給などによって固定的賃金が変わり、その後3か月間の報酬をもとに計算した標準報酬月額が従前より原則2等級以上変わるなど、一定の要件を満たした場合には、「月額変更届」を提出します。これを『随時改定』といいます。
随時改定は忘れやすいため、（給与計算の）専用ソフトを使っていない場合は、チェックする体制を整える必要があるでしょう。
中小企業では給与体系をシンプルにすることも有効
社会保険の定型的な手続きの多くは、提出時期と必要な情報を把握しておけば、小規模な企業でも自社で対応できます。
ただし、年に一度しかない手続きや、給与の変更時にだけ必要となる手続きは忘れやすいため、「年間予定やチェックリストに組み込んでおくこと」が重要です。
また、給与体系が複雑であったり、対象者が多いと、管理のための負担が大きくなってしまいます。
そのため、小規模な企業では、基本給を中心としたなるべくシンプルな給与体系の方が、管理コストを抑えやすい場合があります。
給与制度を検討する際は、税金だけでなく、社会保険の事務負担も考慮するとよいでしょう。
まとめ
算定基礎届は、毎年の社会保険料を決める重要な届出です。
4月から6月の報酬を基に標準報酬月額を決定し、その金額を基準として社会保険料が計算されます。
中小企業では社長や経理担当者が手続きを担当することも多いため、制度の基本を理解しておくことが、正確な給与計算や社会保険手続きにつながります。
