会計ソフトは、うまく使えばデータの管理だけでなく分析ツールとしても使えます。まずは、補助科目を設定してみましょう。
補助科目とは
多くの会計ソフトでは、勘定科目のほかに「補助科目」というものを設定できます。この補助科目はどういったものなのでしょうか？
簿記では、取引が発生すると、その取引の内容を端的に表すように「勘定科目」「金額」「摘要」を使って記録していきます。
「勘定科目」とは、取引内容を端的に表した科目のことです。たとえば、「現金」とか「通信費」といった具合です。
簿記上は、この勘定科目だけで用が足りるのですが、内部管理をしやすくするために、勘定科目の内容をさらに細分化したものが「補助科目」と呼ばれるものです。
補助科目は設定してもしなくても良い
勘定科目は、簿記を行っていく上で必須のものですが、補助科目は特に設定しなくても構いません。
内部管理を行いやすくするために設定するものですから、必要に応じて使えば良いのです。
たとえば、普通預金の場合
勘定科目だけだと…普通預金 1,000,000円
補助科目があると…普通預金 1,000,000円
Ａ銀行 600,000円
Ｂ銀行 300,000円
Ｃ信金 100,000円
といった具合に管理することができます。
補助科目を設定するメリットは？
補助科目は設定してもしなくてもいいのですが、管理目的から考えれば、いくつかの科目には設定しておきたいです。
設定するメリットとしては、科目の管理がしやすくなります。上の例ですと、勘定科目だけでしか管理していないと普通預金全体の額しか分かりませんが、補助科目を設定していると、金融機関ごとの残高が分かります。
細かな管理が行えますので、分析などにも有効です。むしろ、分析したい項目を補助科目で管理するといった方が正しいかもしれませんね。
ただ、デメリットもあります。細かな管理を行いますので、データ入力などは煩雑になります。
手間を考えて、いくつかの科目にしぼって、補助科目を利用するのが現実的ではないでしょうか？