採用活動では、求人広告の掲載料、人材紹介会社への手数料、面接時の交通費など、さまざまな費用が発生します。
これらの費用は「採用費」としてまとめて管理することもできますが、会社の規模や採用活動の頻度によっては、広告宣伝費、支払手数料、旅費交通費など、内容に応じた勘定科目で処理することもあります。
この記事では、採用活動の費用に使われる勘定科目と、中小企業で処理するときの考え方を解説します。
採用活動の費用はどの勘定科目で処理するか
毎年同じ勘定科目で処理しているのであれば、基本的にはその処理を継続すればよいでしょう。
一方で、初めて採用活動を行う場合や、これまでより大きく採用費用が発生する場合には、どの勘定科目で処理するか迷うことがあります。
これを機に、科目を決めておくのが良いでしょう。
金額が大きければ「採用費」で管理する
勘定科目の基本ルールは以下のとおりです。
一般的には勘定科目を決める際、
①金額が多額で
②別途勘定科目を設定して管理する必要があるもの
については勘定科目を設定
採用にかかる費用が多額な場合には「採用費」などという勘定科目を設定して管理すればよいでしょう。
（科目名は管理者が理解しやすければある程度自由に決めて構わないでしょう。消費税の課税区分が異なるケースがある場合には分けて管理も有効です。）
それなりの規模の企業であれば、採用活動も大規模になりますのでこのような科目を設定することが合理的です。
採用活動の費用に限らず、勘定科目で迷う取引は、会社内で処理ルールを決めておくと判断がぶれにくくなります。
個別の処理をその都度考えるのではなく、摘要や勘定科目の使い方を含めて運用ルールを整えておくことも重要です。
中小企業では内容に応じて処理してもよい
中小企業の場合には、採用活動を大々的にやっていないことが多いため、独立した科目を設定せずに既存のそれぞれの科目で処理してもよいでしょう。
採用活動がめったに無いにも関わらず、科目を設定してしまうと決算書や試算表がわかりにくくなる弊害があるからです。
採用活動で使いやすい勘定科目例
細かく分けすぎると、かえって分かりにくいので、例としては以下のようになります。
| 採用活動の内容 | 勘定科目の例 |
|---|---|
| 求人広告の掲載 | 広告宣伝費、採用費 |
| 求人サイト・採用媒体の利用料 | 広告宣伝費、支払手数料、採用費 |
| 人材紹介会社への手数料 | 支払手数料、採用費 |
| 面接時の交通費支給 | 旅費交通費、採用費 |
| 面接時のお茶代・会場費 | 会議費 |
| 内定者との食事 | 接待交際費、会議費など |
採用時の交通費支給する場合の注意点
採用時に応募者へ交通費を支給する場合は、支給基準を決めておくと処理がしやすくなります。
たとえば、二次面接以降に支給する、実費精算にする、上限額を設ける、といった方法が考えられます。
また、経費（損金）とするための根拠として相手の名前と受領印のある領収書を貰っておくといいでしょう。
まとめ
採用活動にかかる費用
金額が大きいとき→採用費
そこまで重要性がないとき→旅費交通費、広告宣伝費、会議費など個別の内容に応じて使い分ける
勘定科目は、継続して使うことが大切なため、ルールがなければ整備しておくこと重要です。
