税務でいえば、さまざまな「届出」を税務署などに提出しますが、自分でやる場合は必ず控えを保存しておきましょう。
届出が必要
会社を設立すると、設立した届出を税務署などに行います。
当たり前ですが、届出をしないと税務署は「会社が作られた」ということは分かりませんし、そのまま放置していれば、税金の支払いも出来なくなってしまいます。
もちろん、届出をしないと税金を免れるなどと都合の良い話はなく、いずれ発覚し罰金などで大変なことになるでしょう。
そこまで悪くならなくとも、税金の申告をキチンと決められた期日までにしていなければ融資なども難しいですし、なにも得することはありません。つまり、届出はしっかりと行うことが必須なのです。
届出の控えを保存
届出は、管轄の役所などに提出するのですが、税務であれば税務署ということになります。
この届出ですが、提出する際には当然のことですが「控え」を保存しておく必要があります。
紙媒体で届出をするならば、提出用と控用を作成したうえで、受理する際に控えは持ち帰るわけです。
そしてその控えは保管しておくわけです。
「控え」がないと
控えがないと、どのような届出をしているのかがわからなくなりますし、万が一役所が無くしたような場合にも反論できません。（なくすということはそうそうありえませんが、郵便事故等思いもよらないことも極稀にありますので）
どのような届出をしているのかがわからないと、場合によっては不利な取扱いを受けることもあります。
会計や税務の世界では、その会社の実態に最も即した方法を選択することが認められているケースが多くあります。実態に即した=その会社に有利になるとも言えますが、コロコロと「方法」を変えることは認められないので、届出で確定させるわけです。
いわば、「この方法を選択しますよ」という証が届出なわけですから、それが「わからない」のではどうしようもなくなってしまうのは想像に難くありません。
大事なものは何でも保管（さらにスキャン）
当たり前のことですが、大事な書類はなんでも保管しておくのが世の習わしですが、届出は役所に対しての意思表示ですから、どう考えてもとても大事な書類でしょう。
控えを保管しないというのもダメですし、無くすのもいけません。
近年はネットの発達もあり、ストレージサービスも様々なものがありますから、大事な書類は片っ端からスキャンして保存しておくのが一番かと。
