会計ソフトや伝票などの「摘要」に何を記載してよいのかわからないということがよくあります。どのような内容を記載すればよいのでしょうか？
摘要とは
摘要とは辞書などで調べると「要点を抜粋したもの」などという意味だそうですが、辞書で意味を調べたところで会計実務ではあまり意味がありません（笑）
会計実務的には、勘定科目だけでは内容がわかりづらいので、「取引内容を正確に把握するための補足情報のようなもの」と考えれば間違いないでしょう。
摘要がしっかりと記載されているのと、そうでないのとでは、第三者が総勘定元帳などの資料を確認した際に受ける印象が全く異なります。（融資や税務調査に与える影響も大きいでしょう）
摘要に書く内容
勘定科目だけでは取引内容がよくわからない場合は多いです。
たとえば「接待交際費」 という支出があった場合、摘要がないとどのような無いようなのか詳細までは分かりません。たしかに「接待交際」に外というするような事実はあったのだろうけれど、
・飲食に行ったのか？
・贈答品を贈ったのか？
・香典や祝い金を支払ったのか？
ということは分かりませんし、
どこに支出したのかもよく分かりません。
「BAR◯◯ 飲食代 ４名」などのように、飲食交際費であれば支出先・飲食であることを明示し、人数を記載しておけば、取引内容が明確に分かります。（税務的な処理で困ることもありません。）
また、摘要に取引内容の詳細を記載しておくことで、消費税の判断にも役立ちます。
香典などですと、「◯◯さん 香典」とか「◯◯さん 供花」とか。
会計処理をする人が消費税の区分までを覚えておく必要はありません（会計事務所の職員は覚えなければなりません） が、取引内容が推定できる程度の摘要は記しておかなければ仕事をしたとはいえません。
摘要を書くときに気をつけること
摘要を書くときのルールとしては、「取引先名 取引内容 補足」といった順に記載すると分かりやすいです。
この際に、「取引先名」と 「取引内容」と「補足」の間には「スペース」を入力しておきます。（のちのち検索をかけたりデータを別の資料などに加工する際に便利なようにということと、単純に見やすいようにです）
取引先名、取引内容はそこまで難しくないと思います。
補足に関しては、さまざまな内容が考えられますが、毎月とか一定のスパンで同じような取引を繰り返している場合…
水道光熱費だと、「大阪市水道局 水道代 ４月分」のように、◯月分と入力しておくといつの取引なのか分かりやすく、決算に際して確認する際にも計上漏れを防ぐことが可能です。
摘要の有無で、会計情報の価値が全く変わることがご理解いただけたでしょうか。慣れると難しくはありませんが、規則性があるようでないので、まずは難しく考えずに、最低限「取引先名 取引内容」をしっかりと記載できるように頑張りましょう。
